dlaczego warto interesować się lean’em?

1. Na czym polega Lean Management i czym wyróżnia się na tle innych modeli zarządzania organizacją?

Lean czyli szczupły
W języku angielskim słowo „lean” oznacza szczupły, a Lean Management (LM) to podejście do zarządzania przedsiębiorstwem zakładające eliminację marnotrawstwa, rozumianego jako zużywanie jakichkolwiek zasobów w celach innych niż tworzenie wartości dla ostatecznego klienta. ”Wyszczuplanie” z tak rozumianego marnotrawstwa prowadzi do wzrostu efektywności i wydajności pracy przy maksymalnym skoncentrowaniu na wartości dodanej dla klienta. Pojęciem, które nieodzownie łączy się z LM jest Kaizen, czyli ciągłe doskonalenie oparte na wiedzy i zaangażowaniu pracowników.

Skąd pochodzi Lean Management?
Za kolebkę Lean Management uznaje się japońską firmę Toyota Motor Corporation i stworzony przez nią Toyota Production System (TPS) – system zarządzania, który poprzez eliminację zbędnych procesów i działań oraz skoncentrowanie na dodawaniu wartości dla klienta, przyczynił się do zdobycia przez Toyotę pozycji lidera w branży motoryzacyjnej. Termin „Lean” jako określenie takiego systemu został ukuty w Massachusetts Institute of Technology pod koniec lat 80. XX wieku i spopularyzowany na skalę międzynarodową dzięki światowemu bestsellerowi Jamesa Womacka, Daniela Jonesa i Daniela Roosa „The Machine that changed the World – The story of Lean Production”, którego pierwsze wydanie ukazało się w 1990 roku.

 Przewagi i korzyści Lean Management
Niezaprzeczalną przewagą Lean Management, w stosunku do innych koncepcji zakładających szeroko pojęty rozwój przedsiębiorstwa jest bazowanie – w myśl zasady „brain, no budget” – na już dostępnych zasobach i ich efektywniejszym wykorzystaniu, w zastępstwie inwestycji prowadzących do wzrostu nakładów ponoszonych przez firmę. Koncepcja LM za słuszne przyjmuje dążenie do radykalnego zmniejszenia zapasów i likwidacji nadprodukcji – czyli podstawowego marnotrawstwa. Niezwykle istotnym elementem LM jest zaangażowanie całego personelu w proces udoskonalania, dzięki czemu pracownik każdego szczebla ma poczucie udziału w zachodzących zmianach oraz świadomość wpływu na swoje miejsce zatrudnienia. Proces produkcyjny, bazujący na podejściu Lean Management zakłada standaryzację pracy oraz system dostaw realizowanych dokładnie na czas. Składowymi LM są także: jakość wbudowana w proces oraz system ssący, którego głównym założeniem jest sposób organizacji pracy, w którym czynności produkcyjne są podejmowane jedynie w odpowiedzi na pojawiające się zapotrzebowanie.

2. Czy Lean Management może być wdrożony w przedsiębiorstwie każdego typu i jakich korzyści można spodziewać się w związku z jego zastosowaniem?

Gdzie można zastosować Lean Management?
Lean Management, w powszechnej opinii, kojarzony jest głównie z przedsiębiorstwami o charakterze produkcyjnym. Jednak jako sposób zarządzania firmą, którego głównymi zasadami są eliminacja marnotrawstwa, ciągłe doskonalenie i koncentracja na wartości dodanej dla klienta, może być wprowadzony w każdej firmie – niezależnie od branży i specjalizacji, także w różnego typu organizacjach, instytucjach państwowych oraz placówkach medycznych. Tym, co decyduje o jego szerokim zastosowaniu jest fakt, iż przyczynia się on do wyeliminowania problemów powtarzalnych w różnych strukturach i podmiotach – bez względu na sektor czy branżę: zbędnego działania, przestojów w pracy, czy marnotrawstwa obejmującego: nadprodukcję, oczekiwanie, przemieszczanie, nadmierne przetwarzanie, zapasy, ruch oraz poprawianie. Warunkiem powodzenia jest wdrożenie odpowiednich zasad oraz konsekwentne ich przestrzeganie.

Jakie korzyści wiążą się z wdrożeniem LM?
Na podstawie obserwacji przeprowadzonych przez specjalistów Lean Enterprise Institute Polska, odpowiedzialnych za wdrożenia LM w setkach firm w Polsce można stwierdzić, iż efektem działań związanych z implementacją LM jest szereg zmian obejmujących każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Firmy, które zdecydowały się na pracę w oparciu o LM notują nawet 70-proc. wzrost wydajności oraz redukcję zapasów w toku dochodzącą do 80 proc. W przypadku wskaźników, takich jak czas przejścia od surowca do gotowego wyrobu oraz czas przezbrojeń stwierdza się poprawę wyniku – odpowiednio nawet o 70 proc. i 96 proc. Jedną z istotnych zmian jest także uwolnienie powierzchni pod produkcję – do 60 proc. Wśród korzyści wymienianych przez przedstawicieli podmiotów, które zdecydowały się na wdrożenie LM znalazły się także: poprawa jakości, ograniczenie liczby reklamacji oraz redukcja odpadów. Co istotne, zmiany dotyczą nie tylko wskaźników „technicznych”, ale także podejścia i nastawienia samych pracowników – zaangażowanie ich w proces udoskonalania firmy oraz założenie, że poprawa efektów wymaga aktywnego udziału całego zespołu, prowadzą do poprawy komunikacji oraz nawet dziesięciokrotnego zwiększenia liczby zgłaszanych pomysłów i usprawnień.

3. Jak przebiega proces implementacji Lean Management w konkretnej organizacji i jakie są najczęstsze czynniki stojące na przeszkodzie wdrożenia LM?

Przebieg procesu
Wdrożenie Lean Management jest procesem, który wymaga zaangażowania pracowników wszystkich szczebli. Rozpoczyna się go od zidentyfikowania problemu biznesowego oraz ustalenia planu działania. W dalszej kolejności należy wybrać odpowiedni obszar pilotowy – czyli dział firmy, w którym jako pierwszym wprowadzone zostaną zasady LM. Bardzo ważne jest, by był to dział, którego potencjał umożliwi osiągnięcie jak najlepszych wyników w możliwie najkrótszym czasie. Od rezultatów wypracowanych w obszarze pilotowym – ze względu na ich efekt motywacyjny – w dużej mierze zależy powodzenie całego procesu. Częścią działań podejmowanych w trakcie wdrażania LM jest także wybór odpowiednich osób, biorących udział w pracach na wskazanym obszarze. Szczególne znaczenie ma też osoba prezesa/dyrektora naczelnego, którego zaangażowanie i wiara w sens całego procesu powinny być przykładem dla wszystkich szczebli kierownictwa i pozostałych pracowników.

Praca nad zmianą funkcjonowania przedsiębiorstwa rozpoczyna się zazwyczaj od trwających kilka dni praktycznych warsztatów Mapowania Strumienia Wartości, których celem jest zaprojektowanie udoskonalonego przepływu materiału i informacji w wybranym obszarze pilotowym oraz planu działań prowadzącego do realizacji zaprojektowanych zmian. Metoda Mapowania Strumienia Wartości może być z powodzeniem zastosowana w procesach produkcyjnych, usługowych czy biurowych. W warsztatach biorą udział osoby z wyższego i średniego poziomu kierownictwa odpowiedzialne za realizację zmian w kolejnych obszarach firmy. Ważne jest, żeby warsztaty Mapowania Strumienia Wartości prowadzone były przez osobę posiadającą doświadczenie w transformacjach Lean.

Po udanym zakończeniu prac w obszarze pilotowym następują przekształcenia w kolejnych działach firmy. Warto podkreślić, że wprowadzaniu zmian musi towarzyszyć intensywny program szkoleniowy z zakresu istoty Lean Management, metod i technik rozwoju kadry kierowniczej na wszystkich poziomach oraz nowego sposobu zarządzania i przewodzenia.

Co może zaszkodzić wdrażaniu LM?
Powodzenie procesu wdrożenia zależy od wielu czynników. Na jego przeszkodzie stoi przede wszystkim brak przekonania o potrzebie rewizji dotychczasowego sposobu funkcjonowania oraz brak umiejętności przywódczych zgodnych z zasadami Lean ze strony prezesa czy dyrektora naczelnego. Inne czynniki to: niewystarczająca wiedza i umiejętności w zakresie istoty Lean Management oraz jego metod i techniki. Negatywny wpływ na proces wdrażania Lean Management ma także wybór nieodpowiedniego obszaru testowego, nie gwarantującego zmian, których czas oraz skala potwierdzą słuszność wprowadzenie LM. Przeszkodą jest także opór pracowników, którzy nie chcą przezwyciężyć dotychczasowych przyzwyczajeń i odmawiają zaangażowania w zmiany zachodzące w firmie, lub przejawiają je w minimalnym stopniu. O tym, czy wdrożenie LM będzie udane, decyduje także dyscyplina w przestrzeganiu wprowadzonych zmian oraz gotowość do stałego doskonalenia. Zaprzestanie prac nad ciągłym rozwojem oznacza powrót do dawnego sposobu działania, a to prosta droga do zniwelowania wypracowanych sukcesów i mniej efektywnego sposobu pracy.

4. Zdarza się, iż Lean Management – ze względu na jeden z efektów wdrożenia – uwolnienie zasobów osobowych przedsiębiorstwa, błędnie utożsamiany jest z redukcją zatrudnienia, dlaczego?

W wyniku wdrożenia Lean Management w przedsiębiorstwie dochodzi do uwolnienia jego zasobów osobowych. Efektywniejsza praca i wykorzystanie posiadanych zasobów materialnych sprawiają, że przedsiębiorstwo jest w stanie osiągnąć dotychczasowe wyniki przy zaangażowaniu mniejszej liczby osób. W takim przypadku zdarza się, iż pojawia się pokusa redukcji zatrudnienia w celu obniżenia kosztów działalności. Jest to podejście bardzo niebezpieczne i całkowicie sprzeczne z zasadami Lean Management. Rzetelny i zgodny z pierwotnymi założeniami Lean ma doprowadzić do wzrostu konkurencyjności i wypracowania przewagi nad innymi podmiotami, a decydując się na zwolnienia pozbywamy się osób, które są w stanie ten efekt zapewnić. W końcu to ludzie odpowiedzialni są za tworzenie wartości dodanej dla klienta – zwolnienia to jak podcinanie gałęzi, na której się siedzi. Zamiast redukować liczbę etatów, należy raczej zaangażować pracowników do działań doskonalących procesy zachodzące w firmie. Nie wolno zapominać także, że decyzja o zwolnieniach, podjęta w konsekwencji zmian mających na celu poprawę sytuacji w przedsiębiorstwie, może wiązać się z niepowodzeniem kolejnych procesów modernizacyjnych – pracownicy, nauczeni negatywnym doświadczeniem, nie zechcą zaangażować się w działania mające na celu wzrost efektywności – z obawy przed utratą miejsca pracy.

5. Co wyróżnia Lean Enterprise Institute Polska na tle innych firm specjalizujących się we wdrażaniu Lean Management?

Wiedza i doświadczenie
Zespół Lean Enterprise Institute Polska (www.lean.org.pl) posiada ponad 15-letnie doświadczenie w zakresie Lean Management. Jest to nasz niewątpliwy atut i źródło przewagi nad konkurencją. Ponadto, jako pierwsi w Polsce, zaoferowaliśmy kompleksową ofertę usług szkoleniowo-doradczych z zakresu Lean Manufacturing. Od samego początku działalności stawiamy na współpracę ze specjalistami i międzynarodowej klasy ekspertami. Naszym pierwszym partnerem – jeszcze w ramach działalności prowadzonej na Politechnice Wrocławskiej był University of Kentucky. W kolejnych latach nawiązaliśmy współpracę z Lean Enterprise Institute USA, a w 2007 roku zostaliśmy członkiem-założycielem międzynarodowej sieci Lean Global Network – zrzeszającej 17 czołowych ośrodków z 6 kontynentów. Współpracujemy m.in. z grupą byłych managerów Toyoty (firmy, której praktyki biznesowe stały się wzorem dla Lean Management) głównie z USA i Kanady. Naszymi partnerami są światowe autorytety w zakresie Lean Management – Dr James Womack Prof. Daniel Jones, którzy powołali do życia Lean Global Network oraz są autorami bestsellerów nt. Lean Management. Dzięki temu możemy czerpać z wiedzy i doświadczenia wybitnej klasy specjalistów oferując firmom w Polsce najwyższej jakości wiedzę, usługi i doradztwo. W 2006 roku – w odpowiedzi na rosnące oczekiwania rynku, powołaliśmy do życia Lean Enterprise Institute Polska, w ramach którego kontynuowaliśmy współpracę z dotychczasowymi klientami.

Lean Enterprise Institute Polska w praktyce
Doświadczenie, wsparcie autorytetów oraz faktyczne zaangażowanie w rozwój Lean Management przekładają się na nasze dotychczasowe osiągnięcia – wdrożenie LM w setkach przedsiębiorstw z wszystkich kluczowych branż przemysłu oraz w firmach i organizacjach usługowych. Rocznie szkolimy około 5 tys. managerów i specjalistów, wdrażamy LM w kilkudziesięciu przedsiębiorstwach. Oferujemy swoim klientom największy i najbardziej profesjonalny w Polsce program otwartych warsztatów szkoleniowych – realizowanych na terenie ponad 20 przedsiębiorstw wdrażających LM. Tego rodzaju warsztaty umożliwiają zdecydowanie bardziej praktyczne zrozumienie zasad i metod LM oraz pozwalają osiągnąć bardziej zadowalające wyniki. Współpraca w postaci projektów doradczych bazuje na zasadach coachingu, dzięki czemu wewnętrzny zespół z przedsiębiorstwa samodzielnie wprowadzający zmiany pod okiem naszego eksperta, uczy się w sposób najbardziej efektywny. Ponadto, sami jesteśmy przykładem firmy funkcjonującej zgodnie z zasadami Lean Management – mamy świadomość tego, z czym mierzą się nasi klienci, co należy robić, żeby osiągnąć najlepsze efekty i jak je utrzymać.